IT-Infrastruktur für NGO mit mehreren Standorten

Für eine NGO im Bereich Jugend- und Kulturarbeit mit rund 30 Mitarbeiter*innen und mehreren Standorten übernehmen wir als externe IT-Abteilung die Betreuung der gesamten IT. Dazu gehören neben der Büro-IT auch die Netzwerk- und WLAN-Infrastruktur eines Tagungshauses, in dem regelmäßig große Veranstaltungen stattfinden.

Da der bisherige externe IT-Administrator kurzfristig nicht mehr zur Verfügung stand, haben wir die IT ohne umfassende Übergabe übernommen. Bereits beim ersten Vor-Ort-Termin wurde deutlich, dass der bestehende Server dringend ersetzt werden musste. Kurz darauf fiel er vollständig aus.

Die Dateien konnten wir aus einem vorhandenen Backup kurzfristig wiederherstellen. Parallel haben wir gemeinsam mit dem Kunden und den Anbietern der Fachanwendungen die bestehende Serverumgebung rekonstruiert und die benötigten Systeme auf dem neuen Server aufgebaut.

Die Datensicherung des lokalen Servers haben wir von einer manuellen auf eine automatisierte Lösung umgestellt. Statt täglich USB-Festplatten zu wechseln, werden die Daten heute automatisiert und verschlüsselt auf einem von uni:code betriebenen Server gesichert und können im Bedarfsfall schnell wiederhergestellt werden.

Für das Tagungshaus war die bisherige WLAN-Infrastruktur mit drei Access Points für größere Veranstaltungen nicht ausreichend. Wir haben deshalb eine neue Infrastruktur für das gesamte Gelände mit 32 Access Points geplant und die passende Hardware sowie deren Positionierung festgelegt.

Die Installation übernimmt ein Mitarbeiter des Kunden, den wir bei der Umsetzung begleiten. Ein getrenntes Gäste- und Büronetz verhindert, dass der Datenverkehr von Veranstaltungen die interne Arbeitsumgebung beeinträchtigt.

Als externe IT-Abteilung übernehmen wir den laufenden Betrieb der zentralen Systeme und sind erster Ansprechpartner für technische Fragen und Störungen. Wir betreuen die Arbeitsplatz- und Serverinfrastruktur, Microsoft 365 und die Telefonie und koordinieren bei Bedarf weitere IT- und Software-Dienstleister.

Gleichzeitig bauen wir internes IT-Know-how auf: Ein Mitarbeiter der Organisation übernimmt inzwischen einfache Aufgaben wie Softwareinstallationen und Updates selbst und wird dabei von uns angeleitet.

• Aufbau eines lokalen Hardware-Servers mit virtualisierten Windows-Umgebungen zur getrennten Bereitstellung der Fachanwendungen
• Betrieb, Wartung und regelmäßige Updates der Server- und Netzwerk-Infrastruktur
• Proaktives Monitoring der Server- und Netzwerk-Infrastruktur mit automatisierten Alerts
• WireGuard-VPN für den sicheren Zugriff auf Dateien und Fachanwendungen von allen Standorten aus
• Automatisierte, verschlüsselte Offsite-Backups nach definierter Backup-Strategie
• Aufbau einer segmentierten Netzwerk- und WLAN-Infrastruktur mit getrennten VLANs für Büro, Gäste, VoIP und IT-Administration
• Betreuung der VoIP-Telefonanlage
• Technische Abstimmung mit Anbietern von Fachanwendungen und weiteren IT-Dienstleistern