Viele Unternehmen und Organisationen stehen in diesen Tagen vor der Herausforderung, ihre Prozesse kurzfristig auf Remote-Arbeit und Homeoffice umzustellen. Als dezentrales und Remote-Only-Unternehmen besitzen wir bereits mehrjährige Erfahrung mit Remote-Arbeit und dem Arbeiten im Homeoffice, welche wir an dieser Stelle gerne teilen möchten.

Struktur unterstützt den Remote-Arbeitsalltag

Ein Arbeitstag im Büro ist üblicherweise durch den Aufenthalt in den Räumlichkeiten klar von der Freizeit abgegrenzt. Im Homeoffice verschwimmen diese Grenzen jedoch.

Noch kurz im Bett liegen geblieben, eine Tätigkeit vor Arbeitsbeginn eingeschoben und schon ist es Mittag. Für uns war es sehr hilfreich, trotz räumlicher Trennung einen gemeinsamen Start in den Arbeitstag zu vereinbaren. Jeden Morgen besprechen wir für maximal 30 Minuten in einer Daily-/Standup-Telefonkonferenz, wie wir den Tag strukturieren wollen und welche Aufgaben anstehen. Das Daily dient daneben auch als Raum für einen kurzen Schnack und Emotionales. Im Büro merkt man schneller, ob mal jemand übermüdet, bedrückt oder zufrieden ist. Bei Remote-Arbeit ist das weniger offensichtlich, das übliche "Wie geht es euch/dir?" kann schnell im Arbeitsstress untergehen.

Die Lebensgewohnheiten und -situationen von Mitarbeiter*innen, sowie die Zeiten in denen diese am produktivsten sind, unterscheiden sich und diese Unterschiede sollten respektiert werden. Trotzdem ist eine klare Eingrenzung der Arbeitszeit wichtig. Kernarbeitszeiten sollten dementsprechend eingerichtet und eingehalten werden. Das bedeutet keine Meetings außerhalb dieser Zeit anzusetzen und keine Kommunikation oder Arbeit von Mitarbeiter*innen zu erwarten oder einzufordern. Klar definierte Notfälle sind hiervon ausgenommen.

Zuverlässige Services und gutes Equipment sind unbedingt notwendig

Nichts ist frustrierender als Telefonkonferenzen mit unzuverlässiger Hard- oder Software. Verzögerungen bei der Einwahl, schlechte Sprachqualität und Verbindungsabbrüche können Remote-Arbeit zu einer Geduldsprobe machen.

Professionelle Headsets haben bei uns die Sprachqualität und damit die Stimmung in Telefonkonferenzen enorm verbessert. Wir empfehlen Headsets mit gut gepolsterten Kopfhörern, verstellbarem Mikrophon und Bluetooth-Anschluss anstatt der üblichen In-Ear-Kopfhörer. Die Investition lohnt sich auf jeden Fall.

Die Video-/Telefonkonferenz-Software sollte möglichst ausfallsfrei und leicht zu bedienen sein. Externe Dienste haben aus unserer Erfahrung trotz ausgeschaltener Video-Übertragung relativ viel Bandbreite beansprucht und Metadaten der Konferenzen gespeichert, daher hosten wir nun unsere Konferenzen selbst. Wir benutzen dafür die Open-Source-Lösung Jitsi Meet, die auch Telefon-Einwahl unterstützt. Neben Sprach- und Videoübertragung kann außerdem der Bildschirm geteilt werden. Eine Funktion, die sich bei uns für Kunden-Support und interne Zusammenarbeit als enorm wichtig erwiesen hat.

Besser noch als die Übertragung von Bildschirminhalten ist die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Hier können wir ebenfalls auf eigene Services zurückgreifen. So haben wir in unsere File-Cloud eine Office-Umgebung integriert, die dies zulässt. Unabhängig davon lohnt es sich, auch für nicht-technischen Mitarbeite*innen, mit Versionskontrollsystemen zu arbeiten. In einer digitalen Arbeitswelt können Daten sonst allzu leicht verschwinden.

Bei Remote-Only-Arbeit zeigt sich Transparenz immer wieder als Herausforderung. Aufgaben neigen dazu, unsichtbar zu werden. Das behindert eine sinnvolle Planung, ebenso wie es die Motivation der Mitarbeiter*innen stark negativ beeinflussen kann. Wir haben sehr gute Erfahrung mit der Nutzung digitaler Kanban-Boards gemacht, die uns einen Überblick über den Status einzelner Aufgaben und ihren Zuständigkeiten geben. Außerdem räumen wir in Projekttreffen den Raum ein, über gemeisterte Herausforderungen zu berichten.

Remote-Arbeit hat nicht nur Vorteile

Auch wenn Remote-Arbeit und das Arbeiten im Homeoffice viele Vorteile haben und wir uns mit guten Gründen für ein remote-only Unternehmen entschieden haben, muss man sich der negativen Seiten und Herausforderungen dieser Arbeitsform bewusst sein.

Informelle Kommunikation fällt weg oder ist viel weniger natürlich als vor Ort im Büro, wenn man sich in der Teeküche trifft und sich über das Wochenende oder die letzte Serienfolge austauscht. Dementsprechend sollte auch Raum für nicht ausschließlich berufsbezogene Kommunikation geschaffen werden. Zum Beispiel mit einem eigenen Kanal im Chat-Dienst.

Geht vorsichtig mit Meetings um und übertragt nicht jedes Meeting, das ursprünglich persönlich vor Ort durchgeführt wurde, eins zu eins zu einer Telko. Video-/Telefonkonferenzen dauern in der Regel länger und benötigen eine gute Moderation. Wenn möglich, sollte es Arbeitstage ganz ohne Telkos geben, sodass Mitarbeiter*innen genügend Zeit für konzentriertes Arbeiten haben.

Auch in einem Remote-Only-Unternehmen sind gelegentliche persönliche Treffen unumgänglich. Dies liegt weniger daran, dass das dezentrale Arbeiten sich hinsichtlich Produktivität nicht richtig entfalten kann, sondern viel mehr an sozialen Aspekten. Für ein Team ist es wichtig, persönliche Erlebnisse zu teilen und sich nicht nur in einem technisch vermittelten Rahmen kennenzulernen.

Nicht jedem liegt Remote-Arbeit gleichermaßen. Manche Menschen benötigen mehr sozialen Austausch und räumliche Abwechslung als zuhause möglich ist. Allerdings lässt sich hier durch die Nutzung von Co-Working-Spaces, die mittlerweile in nahezu jeder Stadt verfügbar sind, Abhilfe schaffen. Auch bei uns haben manche Mitarbeiter*innen Büroräume außerhalb der eigenen vier Wände.

Remote-Arbeit in Krisenzeiten

Wir möchten bewusst machen, dass es sich bei der aktuellen Situation nicht um eine normale Umstellung auf, oder Ergänzung um Remote-Arbeit und Homeoffice handelt. Die zunehmende Verbreitung von Corona hat für viele Menschen eine sehr plötzliche Umstellung bedeutet. Viele Mitarbeiter*innen stehen unter zusätzlichen Stress, z.B. durch fehlende Kinderbetreuung und Sorgen um nahestehende Menschen. Dies sollte bei allen Schritten und im Arbeitsalltag mitgedacht werden.

Anstatt Mitarbeiter*innen durch zusätzlichen Stress zu belasten, sollte ihnen Struktur und Unterstützung geboten werden. Lasst euren Mitarbeiter*innen Zeit, sich in der neuen Situation, den Änderungen im Alltag und den neuen Organisations-Prozessen einzuleben. Außerdem ist es wichtig, in der informellen Kommunikation auch über andere Themen als Corona zu sprechen. Die Kommunikations-Infrastruktur könnte zum Beispiel für soziale Kontakte außerhalb der Organisation zur Verfügung gestellt werden.

Normalerweise ist Remote-Arbeit nicht gleichbedeutend mit Homeoffice – in der aktuellen Situation sieht es jedoch anders aus. Arbeiten in Coworking-Spaces oder Cafés, also außerhalb des eigenen Wohnraums, ist zur Zeit nicht möglich. Mitarbeiter*innen, die Remote-Arbeit außer Haus bevorzugen und daran gewohnt waren, müssen sich ebenfalls umstellen. Auch darauf sollte Rücksicht genommen werden.

Wir hoffen, mit diesen Hinweisen kommen Sie gut durch die nächste Zeit und können die neue Erfahrungen auch in der Zukunft anwenden, denn Remote-Arbeit und das Arbeiten im Homeoffice wird nach Corona erst recht nicht mehr wegzudenken sein.


Gerne geben wir unsere Erfahrungen als remote-only Unternehmen weiter. Wir bieten Einrichtung und Hosting von Video-/Telefonkonferenz-Software wie Jitsi Meet oder BigBlueButton, Chat-Plattformen wie Mattermost und anderen Tools zur Online-Kollaboration. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

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